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檔案交接文據格式
恢復窄屏
發布時間:2017-04-27 來源:網站管理員作者:網站管理員瀏覽次數:

GB/T13968-1992

 

1主題內容與適用范圍

本標準規定了檔案交接文據格式及填寫方法。

本標準適用于檔案館、檔案室、機關和直屬單位之間或機關內部機構之間的檔案交接亦應參照使用。

 

2術語

檔案交接hand-overofarchive

按照國家規定,檔案館,檔案室接收和移交檔案的過程。

 

3檔案交接文據的格式

3.1檔案交接文據是在變更檔案保管者或所有者的過程中形成,并具有法律效力的文件。檔案交接文據應一式二份分別由移效單位和接收單位保存。

3.2檔案交接文據由三部分構成。

3.2.1第一部分是:確認交接單位或個人的法室身份、交接性質及范圍。

3.2.2第二部分是:交接檔案、資料及有關材料的種類、數量。

3.2.3第三部分是:移出說明及接收意見。

3.3檔案交接文據的規格為297mm*210mm。

 

4檔案交接文據的填寫方法

4.1第一部分的填寫方法

4.1.1確認交接單位或個人的法定身份一欄應由變、接雙方分別填寫。

a.單位名稱欄應填寫全稱或規范化通用簡稱。禁填曾用名稱。

b.領導人欄應由單位現任的具有法人資格的領導人或由能承擔責任的單位

內的部門負責人簽名。

c.經辦人欄應由對檔案交接負有直接責任的人員簽名。

d.移出和收進日期應當相同。

e.上述各欄填寫完畢后,應加蓋單位印章。

f.屬個人所有檔案的擁有者,應在移出單位欄內簽名。

4.1.2交接性質欄由交接雙方共同填寫。

4.1.3交接性質分為移交、寄存、征購或收購、捐贈四種。

a.移交:機關、團體、企事業單位和其它組織與檔案館之間、檔案館一檔案館之間及本單位內部的檔案交接屬移交。

b.寄存:屬體所有和個人所有的檔案交檔案館(室)保管,保管期間其所有權仍歸移交者屬寄存。

c.征購或收購:國家依法收買屬集體所有的和個人所有的檔案,交接后其檔案為國家所有。

d.捐贈:無償向國家獻出集體所有的或個人所有的檔案,交接后其檔案為國家所有。

4.1.4檔案所屬年度欄應由檔案移出單位填寫。應據實填入所交各類檔案形成的最早和最晚時間。

4.2第二部分的填寫方法

4.2.1第二部分的各欄應由移出單位填寫,接收單位核實。

4.2.2檔案類別欄應按檔案的不同門類,不同載體及檔案與資料區分類別。一類一款順序填入。

4.2.3檔案的數量一般應以卷為計量單位。零散文件可用長度米為計量單位。聲像檔案可用張、盤為計量單位。

4.2.4檢索及參考工具種類欄應填入按規定隨檔案一同移交的有關材料。一般應隨檔案移交案卷目錄、資料目錄、全宗指南和著錄卡片等材料。

4.2.5檢索及參考工具的數量單位為冊(套)。

4.3第三部分的填寫方法

4.3.1移出說明欄應由移出單位填寫。

4.3.2移出說明欄應填入有關檔案交接或需要說明的事項。

a.檔案有無損壞、蟲蛀鼠咬、紙張變質、字跡模糊等情況。

b.檔案內容中有無涉及國家機密,在檔案被利用時需限制使用或禁止使用的范圍、內容。

c.有無在檔案交接中產生的其它文件。

d.其它需要說明的事項。

4.3.3接收意見欄應由收進單位填寫。

4.3.4接收意見欄應由填入交接過程及驗收意見。

a.交接過程中有無需要記錄的事項。

b.由移出方填寫的各欄是否屬實。

c.依據《檔案法》及檔案行政管理機關的有關規定,對所接檔案做出評價。

4.3.5第三部分各欄如書寫不下,可另紙書寫。附在本文據之后,并注明相

應欄目。

 

附加說明:

本標準由全國文件格式及數據元標準化技術委員會提出。

本標準由國家檔案局檔案科學技術研究所標準化研究室與中國標準化與信息分類編碼研究所負責直草。

   

附表下載:交接文據

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