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西安市歸檔文件整理實施細則(試行)
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發布時間:2017-01-12 來源:監督指導處作者:監督指導處瀏覽次數:

第一條  為適應檔案管理現代化的需要,規范歸檔文件的整理方法,提高工作效率,根據中華人民共和國行業標準DA/T22-2015《歸檔文件整理規則》,結合我市實際情況,特制訂本細則。

第二條 本細則規定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。

    第三條 本細則適用于本市各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的,從其規定。

第四條 基本術語解釋

(一)歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料,包括紙質和電子文件材料。

(二)整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等),使之有序化的過程。

(三)件是歸檔文件的整理單位。

(四)檔號是在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼,以體現歸檔文件的類別和排列順序。

    第五條 整理原則

    (一)歸檔文件整理應遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系。

    (二) 歸檔文件整理應區分不同價值,便于保管和利用。

    (三)歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求,便于計算機管理或計算機輔助管理。

    (四) 歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。

    第六條 歸檔文件整理一般要求

    (一) 組件(件的組織)

    1 、件的構成

    歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉發文與被轉發文為一件;原件與復制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,同一類會議記錄一年一本的,一本為一件;同一類介紹信存根一本為一件;來文與復文(請示與批復、報告與批示、函與復函等)一般獨立成件,也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的,文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。

    2 、件內文件排序

    歸檔文件排序時,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;轉發文在前,被轉發文在后;原件在前,復制件在后;不同文字的文本,無特殊規定的,漢文文本在前,少數民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。有文件處理單或發文稿紙的,文件處理單在前,收文在后;正本在前,發文稿紙和定稿在后。

    (二)分類

    1、 立檔單位應對歸檔文件進行科學分類,同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。

2 、歸檔文件一般采用年度—機構(問題)—保管期限、年度—保管期限—機構(問題)等方法進行三級分類。規模較小或公文辦理程序不適于按機構(問題)分類的立檔單位,可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。

    a)按年度分類

    將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期為準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件,統一按文件簽發日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。幾份文件作為一件時,應以裝訂時排在前面的文件日期為準。當形成年度無法考證時,年度為其歸檔年度,并在附注項加以說明。

    b)按機構(問題)分類

    將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用,不能同時采用。

采用機構分類的,一般一個機構設置一個類,機構名稱即類別名稱。歸檔文件應根據文件形成或承辦機構進行分類,原則上由哪個機構形成或承辦就歸入哪個機構類中,涉及多部門形成的歸檔文件,歸入文件主辦部門。機關內設的臨時機構,應和其他機構一樣設類,形成的歸檔文件歸入該類保存;臨時機構與該立檔單位某一內部機構合屬辦公,并以該機構為常設機構,形成的文件應歸入該內部機構。

采用問題分類的,應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

    c)按保管期限分類

    將文件按劃定的保管期限分類。

   (三)排列

    1 、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內,按時間結合事由排列。

    2 、同一事由中的文件,按文件形成先后順序排列。

    3 、會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

    (四)編號

    1 、歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。

    2、 檔號的結構宜為:全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機構(問題)代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接,同一級代碼之間用“?”隔開。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。

    3 、檔號按照以下要求編制:

    a)全宗號:檔案館給立檔單位編制的代號,用1位字母與3位數字相結合的方式標識,按照DA/T13-1994編制。如:“Z109”,“Z”表示全宗屬性即中華人民共和國時期檔案,“109”表示某一全宗屬類順序號。新組建的單位或暫未列入檔案館接收范圍的單位,應省略全宗號。

    b)檔案門類代碼?年度:歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。年度為文件形成年度,以4位阿拉伯數字標注公元紀年,如“2013”。“?”應在中間位置。

    c)保管期限:保管期限分為永久、定期30年、定期10年,分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

    d)機構(問題)代碼:機構(問題)代碼一般應用單位機構(問題)名稱規范化簡稱的前3個漢字漢語拼音首字母標識,如辦公室代碼“BGS”或“黨群類”代碼“DQL”等。同一單位內機構(問題)代碼不能重復。歸檔文件未按照機構(問題)分類的,應省略機構(問題)代碼。

    e)件號:件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號,用4位阿拉伯數字標識,不足4位的,前面用“0”補足,如“0026”。

    4、歸檔章

    a)歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容,文件首頁無蓋章位置或重要文件須保持原貌的,可以在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式在歸檔文件上進行標識。

    b)歸檔章應將檔號的組成部分,即全宗號、年度、保管期限、件號,以及頁數作為必備項,未按機構(問題)進行分類的立檔單位機構(問題)可以作為選擇項,各項內容必須按照規定順序填寫,不得自行打亂歸檔章各項位置。歸檔章規格為45×16(長×寬),均分六格(見附錄A 圖A1)。

    歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號按照第六條(四)3規定編制,頁數用阿拉伯數字標識(見附錄A 圖A2)。為便于識記,歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識,機構(問題)也可以用機構(問題)名稱或規范化簡稱標識,如:“辦公室”等。(見附錄A 圖A3)。

    c)歸檔章項目填寫應使用符合檔案保護要求的字跡材料,如碳素墨水、藍黑墨水,也可使用打號機打號。

    (五)編目

    1 、歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細,便于檢索。

    2、 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時,對復文的編目應體現來文內容。介紹信存根等文件在編目時,應將所涉及人員的姓名逐一編制人名索引;會議記錄在編目時,可列出會議名稱及所屬年度,并應另行編制議題索引。

    歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。

    a)序號:填寫歸檔文件順序號。

b)檔號:檔號按照第六條(四)2、3編制。

c)文號:文件的發文字號。沒有文號的,不用標識。

    d)責任者:制發文件的組織或個人,即文件的發文機關或署名者。填寫責任者應使用全稱或通用簡稱;聯合發文時,一般應將所有責任者照實抄錄,責任者過多時可適當省略,但立檔單位是責任者的必須抄錄;

    e)題名:文件標題。沒有標題、標題不規范,或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的,應全部或部分自擬標題,自擬內容外加方括號“[ ]”。附件獨立性強,需在正件標題后抄錄附件題名的,應在附件題名外加“()”。

    f)日期:文件的形成時間,以國際標準日期表示法標注年月日,如19990909。

    g) 密級:文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的,不用標識。

    h)頁數:每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。

    i)備注:注釋文件需說明的情況,包括缺損、修改、補充、移出、銷毀等。需要說明的情況較多時,可在備注欄標“”,將具體內容填入備考表中。

    3、 歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面,頁面宜橫向設置(見附錄B 圖B1)。 

   4 、歸檔文件目錄除保存電子版本外,還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄,應編制封面(見附錄B 圖B2)。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題),其中全宗名稱即立檔單位名稱,填寫時應使用全稱或規范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊,也可每年區分保管期限裝訂成冊。

    第七條 紙質歸檔文件的整理要求

    (一)修整

    1 、歸檔文件裝訂前,應對不符合要求的文件材料進行修整。

    2 、歸檔文件已破損的,應按照DA/T 25-2000予以修復;字跡模糊或易退變的,應予復制。

    3 、歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

    4 、對于幅面過大的文件,應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

    (二) 裝訂

1、歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響,原裝訂方式符合要求的,應維持不變。

2、應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式,裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理,相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致,不同期限的裝訂方式應相對統一。

3、永久和30年保管的歸檔文件,宜采取線裝法裝訂,也可使用不銹鋼訂書釘裝訂。已裝訂成冊不便拆釘的刊物、書籍等可以保持原貌,不再拆釘重裝。使用不銹鋼訂書釘裝訂的,裝訂材料和保管環境應滿足歸檔文件長期保存的需要。 

4、10年保存的歸檔文件可使用普通訂書釘裝訂;

    5、歸檔文件的裝訂用品應符合檔案保護要求。用于裝訂的材料,不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。永久保管的歸檔文件,不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

6、歸檔文件裝訂位置在文件的左側或左上角。在左側裝訂時,應將文件各頁左下側對齊;在左上角裝訂時,應將文件各頁左上側對齊。采取線裝法裝訂時,頁數較少的,使用直角裝訂(見附錄C 圖C1、圖C2)裝訂,文件較厚的,使用“三孔一線”裝訂。

    (三) 編頁

    1 、紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼,文件有圖文的頁面包括文件辦理單等均應編制頁碼。

    2 、頁碼應逐頁編制,宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

    3 、文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的,可以保持原有頁碼不變。

    (四)裝盒

    1、裝盒要求:歸檔文件應按件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。文件裝盒應與文件的分類排列方法相一致,不同類別的歸檔文件不能裝入同一盒中。

    2、檔案盒

    檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄D 圖D1)。檔案盒應根據擺放方式的不同,在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、起止件號、盒號等項目(見附錄D 圖D2、圖D3)。

    a)全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號,新組建單位或暫未列入檔案館接收范圍的單位,此項空置;

    b)年度填寫盒內文件的形成年度;

    c)保管期限填寫盒內文件的所屬保管期限,使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識;

    d)機構(問題)填寫分類方案中相應機構(問題)的類目名稱,沒有選擇機構(問題)分類的單位此項空置;

    e)起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號,起件號填寫在上格,止件號填寫在下格;

    f)盒號即檔案盒的排列順序號,按進館要求編制。

    檔案盒應采用無酸紙制作。

    3、備考表

    備考表置于盒內文件之后,項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見附錄E)。

    a)盒內文件情況說明:填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

    b)整理人:負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

    c)整理日期:歸檔文件整理完成日期。

    d)檢查人:負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

    e)檢查日期:歸檔文件檢查完畢的日期。

    (五) 排架

    1 、歸檔文件整理完畢裝盒后,上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致,排架方法應避免頻繁倒架。

    2、 歸檔文件按年度—機構(問題)—保管期限分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按機構(問題)序列依次上架,便于實體管理。

    3 、歸檔文件按年度—保管期限—機構(問題)分類的,庫房排架時,每年形成的檔案按保管期限依次上架,便于檔案移交進館。

    第八條 歸檔電子文件的整理要求

    (一) 歸檔電子文件組件(件的組織)、分類、排列、編號、編目,應符合本《細則》“第六條歸檔文件整理一般要求”的規定。

    (二)歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求,參照《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標準執行。

    (三)歸檔電子文件整理,應使用符合《數字檔案室建設指南》(2014年)、GB/T 18894等標準的應用系統。

    第九條 本細則由西安市檔案局負責解釋。

    第十條 本細則自2017年1月1日起施行。


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