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《西安市檔案管理條例》
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發布時間:2015-04-01 來源:西安市檔案館作者:西安市檔案館瀏覽次數:

(2006年3月23日西安市第十三屆人民代表大會常務委員會第二十七次會議通過 2006年6月1日陜西省第十屆人民代表大會常務委員會第二十五次會議批準 2006年6月29日西安市人民代表大會常務委員會公告第82號公布 自2006年7月1日起施行)

 

 

第一章 總則

第一條 為了加強檔案管理,有效地保護和利用檔案,為經濟社會發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案管理條例》和有關法律、法規,結合本市實際,制定本條例。

第二條 本條例所稱檔案,是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、音像、實物、電子文件等不同形式的歷史記錄。

本條例所稱檔案管理,是指檔案的收集、移交、保管、鑒定、利用和行政管理。

第三條 本市的國家機關、社會團體、企業事業單位和其他組織(以下統稱各單位)以及個人,均應遵守本條例。

第四條 檔案工作堅持統一領導、分級管理、完整安全、便于利用的原則。

第五條 市檔案行政管理部門是本市檔案工作的主管部門。

區、縣檔案行政管理部門是本轄區檔案工作的主管部門。

第六條 市、區、縣人民政府應當把檔案事業的建設納入國民經濟和社會發展規劃,統籌安排發展檔案事業所需經費。

第七條 各單位應當加強對本單位檔案的管理,建立健全檔案管理制度,為檔案工作提供必要的條件,保障依法開展檔案工作。

第二章 檔案機構的職責

第八條 市、區、縣檔案行政管理部門的主要職責:

(一) 貫徹執行檔案工作的有關法律、法規和國家有關方針政策;

(二) 制定檔案事業的發展規劃、計劃和檔案工作制度、檔案業務規范,并組織實施;

(三) 監督、指導各單位的檔案工作;

(四) 指導、協調檔案信息資源的整合與有效利用;

(五) 組織、指導檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與教育、檔案工作人員培訓和檔案專業技術職務評審的有關工作;

(六) 會同有關部門對重點建設項目、重大科學技術研究項目檔案進行驗收;

(七) 組織開展檔案工作的城市交流和國際交流活動;

(八) 依法查處檔案違法行為。

鄉、鎮人民政府和城市街道辦事處主管檔案工作的機構和人員負責管理本單位的檔案,并對所屬單位和轄區內社區居民委員會、村民委員會的檔案工作進行監督和指導。

第九條 市、區、縣綜合檔案館是地方國家檔案館,是已公開現行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務的中心,其主要職責:

(一) 接收規定范圍內的檔案資料和政府部門已公開的現行文件;

(二) 征集與本市、本區縣有關的重要檔案資料;

(三) 對所保存的檔案按照規定整理和保管;

(四) 建立市、區、縣的檔案信息網絡和目錄中心,為其他檔案機構提供業務、技術示范;

(五) 向社會提供利用所保管的已公開的政務信息等檔案信息資源。

第十條 城市建設檔案館等專門檔案館負責收集和管理城市建設領域或其他專門領域、某種特殊載體形式的檔案,并向社會提供利用。

第十一條 各單位檔案機構的主要職責:

(一) 建立、健全本單位的檔案工作制度;

(二) 指導本單位檔案文件、資料的形成、積累和歸檔;

(三) 負責統一管理本單位內部各種門類和載體的檔案;

(四) 按照規定向有關檔案館移交檔案資料、已公開的現行文件;

(五) 監督、指導所屬機構的檔案工作;

(六) 確保本單位檔案的完整與安全,開展檔案利用工作。

第十二條 檔案工作人員應當接受崗位培訓,具備專業知識,忠于職守,保守秘密。

從事檔案整理、技術服務、業務咨詢的服務機構和個人,應當接受檔案行政管理部門的監督管理。

第三章 檔案的收集

第十三條 各單位及其工作人員在職務活動中形成的屬于應當歸檔的各類文件材料,由文書部門或者業務部門收集齊全,規范整理,定期歸檔,集中管理。

第十四條 各單位應當按照下列規定對各類文件材料進行歸檔:

(一) 各項管理活動形成的文件材料,于次年第一季度內整理歸檔;

(二) 建設活動中形成的文件材料,在工程竣工驗收后1年內歸檔;

(三) 會計檔案在本單位財務部門保管2年后,于次年第一季度內歸檔;

(四) 電子文件在形成后3個月內歸檔;

(五) 音像、實物檔案在活動結束后及時歸檔。

第十五條 市、區、縣綜合檔案館負責接收下列檔案:

(一) 本級國家機關形成的重要檔案資料;

(二) 本級政黨機構和社會團體形成的檔案資料;

(三) 本級政府部門已公開的現行文件;

(四) 鄉、鎮人民政府和城市街道辦事處形成的檔案;

(五) 本級具有代表性的企業事業單位形成的重要檔案資料;

(六) 其他具有重大影響或重要憑證作用的檔案資料。

第十六條 市、區、縣綜合檔案館應當對下列具有一定影響的本市籍或者在本市工作過人員的人物檔案進行收集:

(一) 國際組織授予榮譽稱號的;

(二) 獲得國家級榮譽稱號的;

(三) 在專業領域做出突出貢獻的;

(四) 其他社會各界著名人士。

第十七條 有下列情況之一的,有關主管部門應當在情況發生的一個月內告知市或者區縣檔案行政管理部門,并做好檔案材料的收集、整理和歸檔工作:

(一) 行政區劃的變動;

(二) 單位的建立、變更或者撤銷;

(三) 列入市或者區縣的重點建設工程、重大科學技術研究和技術改造項目以及有關普查項目的立項;

(四) 舉辦或者承辦的具有重大影響的活動;

(五) 轄區內發生的重大事件;

(六) 檔案行政管理部門認為應當提供信息的其他事項。

第十八條 各單位的建設工程、科學技術研究、技術改造、重要設備更新等項目驗收、鑒定時,應當有本單位負責檔案工作的人員參加,并按照規范要求對所形成的檔案資料進行驗收。

市、區、縣在重點建設項目竣工驗收和重大科學技術研究項目鑒定時,應當由項目建設單位和科學技術研究項目單位通知市或者區縣的檔案行政管理部門對項目的檔案進行驗收。

第四章 檔案的移交

第十九條 各單位應當按照下列規定移交檔案:

(一) 列入市、區、縣綜合檔案館收集范圍的檔案,自形成之日起滿10年的,向同級綜合檔案館移交;

(二) 電子檔案在本單位保存滿1年后向同級綜合檔案館移交;

(三) 非常設單位承辦、組織重大活動形成的檔案,自活動結束之日起6個月內,向同級綜合檔案館移交;

(四) 被撤銷單位的檔案,自單位撤銷或者工作結束之日起3個月內,向市、區、縣綜合檔案館移交;

(五) 需要向社會公開的現行文件,在文件公布之后的1個月內向同級綜合檔案館報送。

列入專門檔案館收集范圍的檔案,自項目結束之日起1年內,向專門檔案館移交。

特殊情況需要延長移交期限的,應當征得市、區、縣檔案行政管理部門同意。

第二十條 向市、區、縣綜合檔案館移交相關資料和物品,應當遵守下列規定:

(一) 授予或者贈送市、區、縣人民政府的獎牌、獎杯、獎狀、錦旗、榮譽證、禮品等有紀念意義和憑證性實物5年內移交;

(二) 國家領導人來本市、區、縣視察活動,外國政要和國際知名人士來本市、本區縣參觀訪問以及友好城市與本市相互來往活動,在本市、區、縣召開的國際性、全國性和地區性重要會議、重大活動中形成的題詞和音像檔案,以及反映本市、本區縣經濟社會各項事業發展情況和具有歷史性保存價值的照片等資料5年內移交;

(三) 市、區、縣公開出版或內部編印的各類期刊、報紙、各種政策法規匯編、文集、史志、年鑒等資料出版后1年內移交。

第二十一條 各單位檔案工作人員變動時,必須對管理的檔案進行交接。交接雙方應當對保管的檔案進行清點、登記,并辦理交接手續。

第五章 檔案的保管

第二十二條 檔案館和檔案機構應當建立科學的檔案保管制度,逐步實現檔案保管的規范化、標準化。

第二十三條 檔案館和檔案機構在檔案保管中應當配備適應檔案管理需要的現代化技術設備,使用符合國家有關標準、規范的檔案用品。

第二十四條 檔案館和檔案機構應當配置適宜安全保存檔案的專門庫房,配備防火、防盜、防光、防塵、防潮、防磁、防有害生物和防污染等的必要設施,安裝報警設備,并與公安消防報警系統聯網。

第二十五條 因保管條件惡劣,可能導致檔案不安全的,應當采取以下措施:

(一) 屬于國家所有,已列入檔案機構移交范圍的,向有關檔案館提前移交;未列入移交范圍的,可由有關檔案館代管;

(二) 屬于集體和個人所有,對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案,檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施,必要時可以收購或者征購;檔案所有者可以向檔案館寄存、捐贈或者出賣;

(三) 其他確保檔案完整和安全的措施。

第二十六條 檔案館和檔案機構應當對破損、褪色、霉變的檔案及時進行搶救;對殘缺不齊的檔案予以補充、完善,確保檔案的完整。

第六章 檔案的鑒定

第二十七條 檔案館和檔案機構應當按照國家規定的標準和程序進行檔案資料鑒定:

(一) 對檔案進行鑒定,確定保管期限;

(二) 對需要公開的檔案進行鑒定,向社會提供利用;

(三) 對保管期限已滿的檔案進行鑒定,統一處理或銷毀。

第二十八條 對保管期限已滿的檔案和失去保存價值的檔案,由檔案館和檔案機構組織檔案管理專業人員進行鑒定、登記造冊,經檔案行政管理部門批準后,方可銷毀。

銷毀檔案應當到指定地點進行,并由兩人負責監銷,監銷人員應當在銷毀清冊上簽字。

應當銷毀的檔案在銷毀前,必須妥善保管,不得出賣、贈送。

禁止擅自銷毀檔案。

第二十九條 屬于國家所有的檔案,任何組織和個人不得出賣,需要向外國組織或者外國人贈送、交換、出賣檔案復制件的,依照法律、法規的規定辦理。

屬于集體和個人所有對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案,檔案所有者可以向檔案館捐贈、寄存或者出賣。未經檔案行政管理部門批準,不得向檔案館以外的任何單位或者個人出賣、交換、贈送。嚴禁向外國人和外國組織出賣或者贈送。

第三十條 企業事業單位產權變動時的檔案處置,應當遵守下列規定:

(一) 向市、區、縣綜合檔案館移交;

(二) 向有關部門移交;

(三) 由相關單位代為保管;

(四) 依法轉讓。

對屬于國家所有的檔案歸屬和流向有異議的,由檔案行政管理部門認定。

第七章 檔案的利用

第三十一條 檔案館必須按照國家有關規定和社會的需求,制定開放檔案的計劃和實施方案,公布開放檔案的范圍、目錄和利用辦法,并為檔案的利用創造條件。

第三十二條 單位和個人持有合法證明材料和證件,可以利用檔案館已開放的檔案。利用檔案館未開放的檔案,須經保存該檔案的檔案館同意,必要時還須經檔案行政管理部門審查同意。

第三十三條 任何組織和個人在利用檔案時,不得在檔案上勾畫、涂改,不得偽造、損毀、剪裁、抽取檔案資料,不得擅自抄錄、復制檔案,不得泄露檔案機密。

第三十四條 利用檔案館的檔案編寫出版物或者其他資料的,可以提供樣書或者副本供有關檔案館收藏。

第三十五條 檔案館應當加強對檔案的研究整理,有計劃的組織編輯出版檔案史料,舉辦檔案展覽。

第三十六條 檔案館應當建立檔案信息網絡和館藏檔案資料數據庫,研究、開發利用檔案信息資源,為社會公眾提供服務。

第三十七條 檔案館向社會提供檔案利用,按照國家規定收取費用。

利用本單位移交、個人捐贈的檔案,檔案館應當無償提供。

第三十八條 檔案的公布按照法律和行政法規的規定執行。

第八章 法律責任

第三十九條 違反本條例規定,有下列行為之一的,由市、區、縣檔案行政管理部門責令限期改正,對有關單位或者直接負責的主管人員和其他直接責任人員給予通報批評;由有關行政管理部門對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予行政處分:

(一) 對本單位檔案不實行統一管理,檔案管理混亂的;

(二) 不按時歸檔、不按期移交檔案,或者拒絕歸檔、移交,將檔案據為己有的;

(三) 不按規定向檔案館報送檔案資料和已公開現行文件的;

(四) 檔案保管條件不符合規定,危及檔案安全的;

(五) 重點建設項目或科學技術研究項目的檔案,未經檔案行政管理部門和有關主管部門驗收的;

(六) 借閱檔案不按時歸還的;

(七) 從事檔案整理、技術服務、業務咨詢等活動,不接受檔案行政管理部門監督管理的。

第四十條 違反本條例規定,有下列行為之一的,由市、區、縣檔案行政管理部門責令限期改正,并由有關行政管理部門對直接負責的主管人員和其他責任人員給予行政處分;構成犯罪的,依法追究刑事責任:

(一) 損毀、剪裁、勾畫、抽取屬于國家所有的檔案的;

(二) 涂改、偽造檔案的;

(三) 擅自提供、抄錄、復制、公布、銷毀檔案的;

(四) 擅自交換、轉讓屬于國家所有的檔案的;

(五) 擅自出賣集體或者個人所有的對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案的;

(六) 違反國家規定出賣檔案的;

(七) 檔案管理人員玩忽職守,造成檔案損失的。

在利用檔案館的檔案中,有前款第一項、第二項、第三項違法行為的,由檔案行政管理部門給予警告,并可以對單位處3000元以上10000元以下罰款,對個人處500元以上3000元以下罰款;造成損失的,依法給予賠償。

社會組織或者個人有第一款第四項、第五項、第六項違法行為的,由檔案行政管理部門給予警告,可并按前款規定處以罰款;有違法所得的,沒收違法所得;并可以依法征購所出賣、轉讓、交換或者贈送的檔案。

第四十一條 違反本條例規定,檔案館和檔案機構未配置專門庫房和必要設備,未安裝報警設備并與公安消防報警系統聯網,由市或者區縣檔案行政管理部門責令限期改正;造成檔案破損、褪色、霉變或者散失的,由市或者區、縣檔案行政管理部門責令限期補救,對直接負責的主管人員和其他責任人員給予行政處分。

第四十二條 檔案行政管理部門及其工作人員執行行政處罰時,應當依照法律、法規的規定進行。

第四十三條 對單位處20000元以上罰款的,對個人處2000元以上罰款的,應當告知當事人有要求舉行聽證的權利。

當事人對行政處罰不服的,可以依法申請行政復議或者提起行政訴訟。

第四十四條 檔案行政管理部門工作人員在執行公務活動中濫用職權、玩忽職守、徇私舞弊的,由其所在部門或者上級主管部門給予行政處分;構成犯罪的,由司法機關依法追究刑事責任。

第九章 附則

第四十五條 本條例自200671日起施行。

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