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西安市社區檔案管理辦法
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發布時間:2014-12-01 來源:監督指導處作者:admin瀏覽次數:

西安市社區檔案管理辦法

 

第一章  總則

第一條  為了加強和規范社區檔案管理,有效地保護和開發利用檔案信息資源,更好地為社區發展和城市管理服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案管理條例》和《西安市檔案管理條例》及有關法律法規,結合我市社區檔案工作實際,制定本辦法。

第二條  本辦法適用于西安市行政區域內城市社區檔案管理工作。

第三條  本辦法所稱社區檔案是指社區黨群組織、社區居民代表大會、社區居民委員會、社區居民監督委員會等各類組織和社區居民(家庭)等在社區建設各項實踐活動中直接形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

第四條  社區應按照集中統一管理的原則,建立、健全社區檔案工作,確保社區檔案完整、安全和有效利用。任何單位和個人不得將檔案據為己有或擅自銷毀。

第五條  社區檔案工作是發展社區基層民主、維護社區居民切身利益、推進社區各項建設的重要基礎性工作。社區各級組織應當重視檔案工作,加強領導,明確責任人和工作職責,并將其納入社區建設內容,保障檔案工作與社區各項工作同步協調發展。

第六條  社區檔案工作所需的必要經費從社區辦公經費列支,并根據社區工作的發展逐步遞增。

第七條  社區檔案工作在業務上接受街道辦事處(鎮人民政府)以及區、縣檔案行政管理部門、組織部門和民政部門的監督與指導。

第二章  檔案機構及其職責

第八條  社區應依法建立健全檔案工作,設立綜合檔案室,配備檔案人員,配置檔案保管設施設備,集中統一管理社區檔案,開展檔案利用服務工作。社區應建立檔案人員崗位責任制及各項檔案管理規章制度。社區檔案管理人員應經過檔案業務培訓,掌握檔案管理基本知識和基本技能。

第九條  社區綜合檔案室應具備以下基本條件:有兼職檔案工作人員;有檔案管理制度;有檔案保管柜架;有檔案實體保存;有檔案檢索工具。

第十條 社區檔案工作的基本任務:

(一)宣傳、貫徹和執行黨和國家有關檔案工作法律法規和標準規范,制定檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、利用和保密等工作制度,編制本社區檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表并組織實施;

(二)收集、整理、鑒定、統計、保管社區的各種門類和載體的檔案及有關資料,維護檔案的完整與安全;

(三)編制檔案檢索工具及有關參考資料,積極開展檔案利用工作,為社區各項工作服務和居民生活服務;

(四)監督、指導、協調本社區各類組織機構文件材料的歸檔、整理和移交工作。

第十一條  區縣人民政府、街道辦事處(鎮人民政府)和社區居委會對社區檔案工作成績突出的人員應給予表彰和獎勵,對工作失職造成檔案損失的,應視情節輕重給予批評教育或行政處分;構成犯罪的要移交司法部門依法追究刑事責任。

第三章  文件材料的歸檔與整理

第十二條  凡是反映本社區工作活動、具有查考保存價值的各種文件材料,都應由社區檔案管理人員或有關人員負責收集、整理,定期移交本社區綜合檔案室集中管理。鼓勵社區、居民向當地檔案館捐贈、寄存或轉讓其所有的、對國家和社會具有保存價值的檔案。

第十三條  歸檔時間:

(一)文書類文件材料一般按年度于次年3月底前歸檔。其中,社區服務活動中形成的文件材料要根據其流動性特點采用隨辦隨歸的方式適時歸檔;

(二)基建類文件材料在基建項目竣工、驗收后3個月內歸檔;

(三)設備類文件材料在設備開箱驗收后及時歸檔,安裝及維修材料在工作結束后歸檔;

(四)會計文件材料由會計人員按年度整理歸檔,在財務部門保存1年后向檔案部門移交;

(五)聲像檔案由拍攝者、制作者在拍攝、制作后1個月內向檔案室移交;

(六)電子文件由形成者或信息管理人員定期向檔案室移交,邏輯歸檔實時進行,物理歸檔與紙質文件歸檔同時進行;

(七)社區居民醫療保險檔案、居民(家庭)檔案等專門檔案應根據其形成規律進行收集,整理完畢后向綜合檔案室歸檔。

第十四條  歸檔要求:

(一)歸檔的文件材料應齊全完整,手續完備,載體和書寫材料符合耐久性要求和有關技術標準,禁止使用圓珠筆、彩色筆、鉛筆、純藍或紅色墨水等書寫材料;

(二)歸檔的文件材料必須做到分類清楚,排列有序,保管期限劃分準確,檔案目錄填寫清楚無誤,整理規范;

(三)歸檔的聲像材料必須是原版、原件,底片和正片相符,圖像、聲音清晰,底片不得磨損;

(四)電子文件應與打印出的紙質文件一并歸檔,電子文件應使用不可擦除型光盤作為載體形式進行存儲。

   第十五條  歸檔文件材料的整理:社區檔案一般由文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案、專門檔案等不同門類、載體構成。

(一)文書檔案按社區工作內容可設黨群工作、自治工作、社區服務、民政事務、人口計生、環境衛生、綜合治理、文化宣傳等類目。文書檔案可根據社區檔案工作實際情況增減或合并類目。依據《西安市歸檔文件整理細則》要求,按保管期限—年度—問題或保管期限—年度進行分類排列編號;

(二)科技檔案設有基本建設檔案和設備檔案兩大類。基建檔案按工程項目分類整理,按項目——時間排列編號;設備儀器檔案按型號分類整理,按型號——時間排列編號; 

(三)會計檔案按年度——類別(報表、賬簿、憑證、其他)分類整理并排列編號; 

(四)聲像檔案按載體形式進行分類整理,設有照片、錄像帶、錄音帶、光盤等。按載體形式——年度進行排列編號;

(五)實物檔案以件為單位,按時間順序跨年度大流水編號整理;

(六)電子檔案以盤為單位,按年度整理。每盤上面應注明形成單位、形成時間、所存文件標題、產生電子文件的軟、硬件技術設備型號等項目;

(七)社區居民醫療保險檔案、居民(家庭)檔案等專門檔案應根據其形成規律進行整理、分類、編號。

第四章  檔案信息化管理

第十六條  社區綜合檔案室應積極采用計算機等先進技術,應用市、區縣檔案行政管理部門認可的檔案管理應用軟件管理和利用檔案,逐步實現檔案管理的信息化、現代化。

第十七條  社區應積極開展電子文件的形成、收集、整理、歸檔工作,并應采取可靠存儲介質進行離線備份。

第五章  檔案的統計、鑒定、銷毀和移交

第十八條 社區檔案室應建立各種檔案統計臺賬,對檔案的收進和移出、保管數量、借閱和利用效果、銷毀等情況進行及時、準確統計和登記,并按規定向鄉鎮機關或街道辦事處報送檔案工作基本情況統計表。

第十九條 社區應開展檔案鑒定工作,根據《西安市社區文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》(見附件),對應歸檔的文件材料確定保管期限,對已到保管期限的檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案,應清點核對,編制《檔案銷毀清冊》,經社區黨支部書記、居委會主任批準,報街道辦事處(鎮人民政府)審批后,核準銷毀。

第二十條 嚴禁擅自銷毀檔案。銷毀檔案應按以下要求辦理:

(一)在指定地點銷毀,注意保密;

(二)不得出賣或用作其他用途;

(三)應指定監銷人、經辦人,兩人以上共同執行,同時在銷毀清冊上簽名,以示負責;

(四)銷毀清冊應歸檔保存,并報街道辦事處(鎮人民政府)備案。

第二十一條  社區合并、拆分、撤銷時應明確檔案的歸屬和流向,做好移交工作。社區檔案管理人員調離工作崗位時,應在離職前辦妥檔案交接手續。

第二十二條對列入地方綜合檔案館進館名冊的社區檔案,自形成之日起滿十年后,連同檔案目錄等檢索工具一并向所在地檔案館移交。

第六章  檔案的保管和利用

第二十三條各社區應根據檔案工作的要求,采取必要的保管和保護措施,不斷改善檔案保管條件,確保檔案的完整與安全。形成檔案數量多、有條件的社區應設置專用庫房保管檔案。

第二十四條社區存放檔案要有適宜的柜架,具備防盜、防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防鼠、防蟲等防護措施,以維護檔案的完整與安全。

第二十五條社區應制定檔案借閱制度,根據檔案的內容確定不同的利用范圍和審批程序。借閱利用時應遵循借閱利用手續,并及時做好檔案借閱登記和檔案利用效果登記。利用者不得涂改、污損檔案,不得泄密,未經批準,不得擅自抄錄、復制檔案。

第二十六條社區檔案室應根據社區各項工作的需求,除涉及國家機密、商業秘密和個人隱私等不得向社會公開的檔案外,積極為社區居民和社會公眾做好檔案提供利用工作。

第二十七條社區應編制適應利用需要的檔案檢索工具,并編寫社區大事記、組織沿革、基礎數字匯編和專題參考資料,積極開發檔案信息資源,為社區建設和各項工作服務。

第二十八條社區檔案的開發與提供利用,必須嚴格遵守保密制度。

第七章  附則

第二十九條本辦法由西安市檔案局負責解釋

第三十條  本辦法自頒布之日起施行,西安市檔案局、西安市民政局2003年10月21日發布的《西安市社區檔案管理辦法》同時廢止。

 

附:西安市社區文件材料歸檔范圍及保管期限表

 

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